Ирена Јакимова: Деловна комуникација во живо, на телефон или по мејл

ДЕЛОВНА КОМУНИКАЦИЈА ВО ЖИВО, НА ТЕЛЕФОН ИЛИ ПО МЕЈЛ

Тивки, но силни пораки

Навидум различни, но слични. Сепак, сите со свои специфичности – тоа се трите начини на деловна комуникaција – во живо, преку телефон и на мејл 

Автор: Ирена Јакимова, irena.jakimova@inspirit.mk

Во продолжение на овој текст, ќе разгледаме што е различно, а што исто за трите начини на деловна комуникација, што ќе може да ви користи при секојдневните практики.

Комуникација во живо

Најголемата предност на комуникацијата во живо е во тоа што имаме поголем дијапазон на „алатки" и на канали за комуницирање. Тоа ги вклучува:

а) Изразот на лицето (очите, главата);

б) Движењата на рацете (раменици, дланки, тоа што го правиме со рацете);

в) Нозете и ставот;

г) Целото тело;

д) Просторот околу нас;

ѓ) Гласот.

Кога имаме комуникација во живо, може да ја засилиме пораката и комуникацијата со другата страна. Едно истражување на професор Алберт Мехрабиан, укажало на тоа дека пораката се пренесува само 7% преку зборови, 38% со тонот на гласот и со брзината на говорот, додека цели 55%, се заслуга на говорот на телото (и на сигналите што ги испраќа преку несвесните движења). Затоа, кога сме во комуникација во која се присутни двајцата соговорници, тоа може многу да влијае на пренесувањето и на целосната порака што се испраќа и се прима.

Најголемата предност на комуникацијата во живо е во тоа што имаме поголем дијапазон на „алатки" и на канали за комуницирање.

Ако првиот чекор е да бидеме свесни за нашето тело, глас, движења, гестови и мимики, вториот чекор е да ги следиме, контролираме и да ги насочуваме за оптимално пренесување на нашата порака, за да бидеме најдобро разбрани и, конечно, да предизвикаме некаква промена на сознанијата и на емоциите кај другата страна. Третиот чекор подразбира да станеме свесни и со изострени сетила да ја набљудуваме другата страна, да ги следиме нејзините реакции, говорот на телото, тонот на гласот, гестовите и мимиките. Сето тоа ќе ни укаже што се случува во умот на другата страна, какви реакции и чувства се јавуваат, па во согласност со тоа, ќе препознаеме и дали нашата порака е добро пренесена, дали тоа што го зборуваме е јасно, прифатливо или има внатрешен отпор кај соговорникот. Активното следење ќе ни укаже на моментот кога да запреме, да поставиме прашање или да ја смениме темата.

Тоа што можеби е недостаток и отежнувачки фактор на комуникацијата во живо, е што треба да бидеме брзи. Некогаш немаме многу време за размислување и за пронаоѓање на најсоодветниот одговор, реакција, збор...

За среќа, сето тоа се учи.

Нашата состојба, расположение, подготвеност и (не)сигурност се чувствуваат и се пренесуваат дури и кога соговорникот не нè гледа, преку телефонскиот разговор.

Комуникација преку телефон

Во комуникацијата преку телефон, можеби не го гледаме соговорникот, но, верувајте, и овде голема улога има говорот на нашето тело. На прво место е гласот – тонот, висината, брзината и паузите, а секако, и ставот на нашето тело. Не е сеедно и не е ист впечатокот и пораката (енергијата) што се испраќа, ако стоиме, лежиме или седиме. Нашата состојба, расположение, подготвеност и (не)сигурност, се чувствуваат и се пренесуваат дури и кога соговорникот не нè гледа, преку телефонскиот разговор.

Исто така, треба да внимаваме и на состојбата на соговорникот од другата страна, да препознаеме дали тој е во седечка или во стоечка позиција, дали брза или има време, да ги препознаеме паузите, моментите кога размислува, кога го забрзува или забавува темпото... Да дадеме време и миг за размислување, за одговор, да бидеме ислушани.

Особено важен е и првиот момент за почеток на разговорот – да прашаме дали соговорникот има време, а потоа е добро да објасниме зошто се јавуваме.

Комуникацијата преку телефон има ограничување бидејќи треба да е пократка. Некаква мала предност е што би можеле да се послужиме и со читање на некои информации, ако ни се потребни за помош. Но, сепак, и кај овој вид комуникација и кај комуникацијата во живо, клучно е дека треба да ги следиме однесувањето и реакциите на соговорникот, како и да го следиме темпото.

Кај писмената комуникација оставаме впечаток со начинот на кој ги користиме зборовите. Создаваме слики и чувства во умот и во психологијата на нашите „соговорници".

Писмена комуникација преку мејл

Предноста на писмената комуникација (е-мејл) е во тоа што имаме време убаво да осмислиме што ќе напишеме и, ако е потребно, неколкупати да се навратиме и да го прочитаме напишаното, нешто да додадеме или одземеме, да смениме. Тоа го правиме за да испратиме подобра, појасна и повлијателна порака. Кај писмената комуникација не го гледаме или слушаме соговорникот, но сепак, оставаме впечаток со начинот на кој ги користиме зборовите. Создаваме слики и чувства во умот и во психологијата на нашите читатели.

Јасно средена реченица, мисла со јасна насока, текст што се реди според некаков разбирлив редослед и создава целина, јасно одвоени пасуси, кратки и разбирливи реченици – сето тоа придонесува за подобра порака. Во зависност од типовите мотивациски системи што ги разгледувавме во минатиот број, може да препознаеме дали некој сака кратко, јасно и бргу да стигне до целта или сака да пишува во детали, дали го има на ум целиот тим или грижата за другиот – сето тоа може да го препознаеме во начинот на кој се пишува.

Тоа што е добро и за нас и за другата страна, е што може да го приспособиме стилот на пишување кон стилот на човекот со кој се допишуваме. Така полесно ќе се разбереме. Ако одиме подлабоко и во детали, ќе осознаеме со кое сетило соговорникот ја објаснува реалноста во својот свет (дали користи слушам, звучи, гласи, или пишува гледам, јасно ми е, види вака...). И во тој случај може да се доближиме до нашиот „соговорник" со кој се допишуваме, па да добиеме подобра, потемелна, полесна и повлијателна комуникација. Оти, целта на комуникацијата е да пренесеме некаква порака, информација, но, пред сè, да создадеме емоции.

Да резимираме. Трите начини на комуницирање имаат свои предности и недостатоци, па затоа треба да сме вешти во сите од нив. Треба да бидеме вешти и во тоа да препознаеме дали соговорникот претпочита лична комуникација, преку телефон или на мејл. Во сите случаи, заедничко е што комуникацијата не е само зборови, туку голема улога игра и начинот на кој тие се употребени. Заедно со зборовната порака, нашите потсвесни делови комуницираат меѓу себе на едно многу пошироко и подлабоко поле.