Игор Ќика: Примена на ISO 9001:2015 складирањето

Опис на процесите според барањата на ИСО 9001:2015, за документирање на начинот на изведување на процесите, со цел донесување корективни или мерки за подобрување на процесот.

Автор: Игор Ќика, извршен директор „TQM консалтинг"

Основната идеја на системот ISO 9001:2015 - менаџирање со квалитетот е да воспостави документиран начин на извршување на активностите, оценување на ефикасноста и ефективноста, мерење на поставените активности на процесот КПИ и носење мерки за подобрување на процесот и отстранување на можните причини при нереализација на целите.

Првиот чекор во развивање на процесот е анализа на организациската шема, каде што е неопходно да се идентификуваат вертикалната и хоризонталната комуникација со вработените, одговорноста на вработените за извршување на активностите и, секако, сопственикот на процесите кој е одговорен за функционирање на целиот процес.

Во развојот на процесите што подразбира опис на активностите на складирање на стока, прием на нарачки за испорака кон клиентите, подготовка на стока за испорака, испорака на стока, во компаниите чија основа дејност е дистрибуција, неопходно е да се воспостави сектор за логистика во кој ќе бидат вклучени службите за набавка, магацини и за транспорт. Во овој сектор се собрани сите функции во компанијата поврзани со активностите за складирање стока, прием на нарачки, подготовка и испорака на стока. Тоа може да се види на организациската шема бр.1

Шема бр.1: Организација на дистрибутивни компании

Во продолжение на текстот давам опис на процесите: прием, складирање, издавање, контрола на стока, товарање и истоварање од централно складиште, кои се дел од документацијата развиена при имплементација на ISO 9001:2015 во работењето на дистрибутивна компанија.

При развивањето на документациите неопходни за опис на процесите потребно е да се усогласат дефинициите што се користат во работењето, одговорностите на сите учесници во процесот, влезни и излезни информации во процесот, со идентификувани примероци на излезите.

Активност - основни одговорности

Шефот на магацинот ги извршува сите неопходни подготовки за прифаќање на стоката и планира простор за примената стока, ги организира вработените и ги ангажира материјалните ресурси во магацинот. Тој, исто така, е должен да обезбеди редовно перење, чистење и отстранување на непотребните материјали.

Приемот на стока во магацинот ја врши контролорот на прием.

Активност - постапка за прием на стока и распределба на влезот на примената стока

• Прием на стока се врши со квалитативна и квантитативна контрола преку РФ-уредите, врз основа на претходно уредените документи. Обврска на контролорот е да ги проверува роковите и по приемот да ги распредели на различни позиции.
• При доаѓањето на возило на приемното плато, контролорот го пресретнува со виљушкар, кој ја презема стоката без да се оштети. Во присуство и на возачот, контролорот врши квалитативна и квантитативна контрола, при што на документите испратница/фактура на доставувачот ги впишува роковите на производите. Доколку има проблем со роковите, се прави записник на примената стока. Контролорите на приемот мора да се пријават на апликацијата РФ.
• Контролорот му ги носи документите на администраторот за логистика, кој, пак, ги испраќа во службата за набавка.
• Администраторот, преку апликацијата ВМС, му го доделува налогот на контролорот, кој преку уредот РФ ги внесува информациите. На овој начин се контролираат сите производи.
• По завршувањето на налогот за контрола, контролорот на прием преку уредот РФ врши распределба на влезот.
• По завршувањето на распределбата администраторот за логистика може да го потврди налогот за контрола и примената и распределена стока дури тогаш е во системот ВМС.

Активност - издавање стока

Се издава само онаа стока што преку приемното контролирање е оценета дека одговара. Од магацинот, таа се издава врз основа на електронски налог за комисионирање, кој, пак, се доделува преку принципите „збирно" или „поединечно" во зависност од потребите и организацијата на складиштето. Комисионирањето по налози за комисионирање се врши преку уредите РФ. Доколку се издадени сите ставки, налогот автоматски се завршува, но доколку стоката не се наоѓа на соодветната локација или е неадекватна за издавање, тој делумно се завршува. Комисионерите (магационерите) се задолжени да се пријавуваат на апликацијата РФ со своето корисничко име и лозинка, освен во случај на обука на невработени.

Активност – контрола и отпрема на стока

Отпрема на стока од магацините се врши според договорен документ меѓу службата за продажба и секторот за дистрибутивни локации. Документите се печатат по завршувањето на налогот за комисионирање. Количеството стока се проверува со скенирање на бар-кодовите, мерење или со броење на посебни места - место на испорака со употреба на контролните монитори. Потоа следува обележување на кутиите и пакување според дефинирани рути на возилата. Контролорот на стока е одговорен за точноста при испораката и за исправноста на стоката и тој има обврска да се пријавува на апликацијата РФ со своето корисничко име и лозинка.

Активност - отпремување на комисионираните дистрибутивни кутии во дистрибутивните објекти

По контролата и обележувањето на дистрибутивните кутии, тие се врзуваат со лента - функција на пломбирање, се ставаат на палета и се одвезуваат до отпремната зона каде што секоја кутија со скенирање се сместува на однапред со бар-код дефинирани локации на дистрибутивните објекти. Скенирањето на дистрибутивните кутии се врши со уредите РФ и тие можат да одат понатаму само доколку е скенирана предвидена и однапред дефинирана отпремна локација. На уредите РФ, освен за отпремените, постои извештај и за неотпремените дистрибутивни кутии (кутии што се комисионирани, но не се одложени). Трошењето на времето за одложување на кутиите на отпремната локација се смета системски од првата до последната локација, по оператор во еден ден.

Активност - товарање стока за отпрема во дистрибутивните објекти

Товарањето на дистрибутивните кутии се одвива со соодветна документација за излез на стока, потпишана од возачот и од овластеното лице за контрола на отпремата. Со апликацијата за комплетниот процес на товарање на стока, возачите имаат информации за целиот процес.

Активност - испорака на стока во дистрибутивните центри

При испораката на стоката возачот врши предавање на стоката заедно со раководителот на дистрибутивниот објект, што е проследено со апликација која ја евидентира испорачаната стока на соодветна локација. За сите проблеми возачот го известува дежурниот диспечер, кој, пак, составува дневен извештај. Како дел од овој процес е и описот во случај на неиспорака или несложување на стоката при предавање - рекламација од дистрибутивниот објект.

Целиот овој опис на процесите е според барањата на ИСО 9001:2015, според кои од компанијата се бара да го документира начинот на изведување на процесите, со цел донесување корективни или мерки за подобрување на процесот. Оваа основна задача при примената на барањата на стандардот е препознаена во основниот столб на системот на менаџментот - PDCA (Plan - do - check - akt).