Игор Ќика: Примена на алатките 5С

Со методот 5С, работното место е попродуктивно, работењето е полесно и посигурно за вработените, зголемени се задоволството и тимското работење, а со него се постигнува и поголема мотивација и подобар имиџ на компанијата.

Автор: Игор Ќика, извршен директор „TQM консалтинг"

Методот 5С (5S), понекогаш нарекуван 5Ц(5C) или Gemba Kanri, настанал во Јапонија, во „Тојота". Овој метод се фокусира на ефикасно организирање на работното место и на стандардизирање на работните процедури. 5С ги поедноставува процесите и го намалува отпадот и активностите без додадена вредност, додека во исто време ги подобрува квалитетот, ефикасноста и безбедноста. Безбедноста понекогаш се вклучува како шесто С, така што во некои литератури овој метод се нарекува 6С.

Користење на методот 5С во организација на работењето во магацинот

Методот 5С е основан од идејата дека добро уреденото, чисто и организирано работно место е попродуктивно, работењето го прави полесно, посигурно за вработените (помал број на повреди за време на работењето), го подобрува чувството на сите во околината, го зголемува задоволството на вработените, го развива тимското работење, го зголемува квалитетот, а ги намалува загубите во процесот, постигнува поголема мотивација и создава подобар имиџ за компанијата.

Тој се користи кога компанијата бара унапредување на ефикасноста во магацинот и воедно се стреми да постигне култура на постојано добро работење.

Терминот 5С доаѓа од петте јапонски зборови, кои се приспособени со англиски називи:

1. Сортирање (јап. Seiri, анг. Sort);
2. Уредување на работниот процес (јап. Seiton, анг. Set in order);
3. Чистење  (јап. Seiso, ангl. Shine);
4. Стандардизирање (јап. Seiketsu, анг. Standardize);
5. Одржување (јап. Shitsuke, анг. Sustain).

Сортирање (јап. Seiri, анг. Sort)

Првото С се фокусира на отстранување на кој било непотребен предмет од работниот простор. Тука може да се вклучи застарена и оштетена стока од залиха, вишок на стока, неисправна опрема, искршени палети, отпадна амбалажа итн. Исто така, може да се однесува и на непотребното движење во магацинот.

На пример, воведување на попречен премин во просторот за складирање кој го намалува времето на одвојување на стоката од страна на магационерот.

Исто така, замена на хартиениот систем за управување со магацинското работење со технологиите WMS, RFID, скенирање, решенијата pick-to-voice или pick-to-light, може да се смета за активност Seiri.

Сортирање и ставање на етикетата – техника „црвен знак":

• Ставање црвена етикета на секој производ што не се користи или кој треба да се отстрани;
• Ставање зелена етикета на секој производ во редовна употреба;
• Ставање жолта етикета на секој производ чија употреба или состојба не е дефинирана.

Производот што е означен со црвена етикета се сместува во посебно означен простор додека не се донесе одлука како треба да се постапува со него (отпад, продажба со попуст и сл.).

Уредување на работниот простор (јап. Seiton, анг. Set in order)

Второто С е насочено кон ефикасно и ефективно сместување на производите – Место за сѐ и сѐ на свое место (на пример: означување на локацијата и ставање на производите што често се користат на лесно достапни места во магацинот).

Патоказите и другите ознаки во магацинот, исто така, спаѓаат во овој дел, бидејќи треба да го намалат времето потребно за пронаоѓање на производот.

Празните палети или транспортните амбалажи треба да бидат сместени на лесно достапни места во близина на зоните за прием и за испорака.

Една од активностите за уредување на работниот простор во магацинот е одредувањето на места за паркирање на виљушкарите, со потсетник за вработените, по потреба да ја ставаат опремата на полнење (на пр. електричен виљушкар).

Чистење (јап. Seiso, анг. Shine)

Откако работниот простор ќе биде исчистен од сите производи што биле означени со црвени картички и/или кои не се дел од работните задачи, следува третото С.

Треба да се направи редовен план за чистење и за отстранување на непотребните предмети во работниот простор. Ова треба да се направи на крајот од секоја смена, со обврска да се пријават оштетените производи/опрема веднаш штом ќе се забележат.

Од искуство е познато дека магационерите со поголем елан работат во чист магацин, кој е поефикасен. За да се олесни постојаното чистење, пред секој премин се поставуваат контејнери за фрлање на отпадната хартија и на картонската амбалажа, како и контејнери за покрупен отпад (на пр., скршена палета). Приборот за чистење секогаш треба да биде обезбеден и лесно достапен (метли, лопати за ѓубре, правосмукалки и сл.).

Со помош на третото С се добиваат две главни предности:

Прво, чистењето доведува магацинот да „сјае", но прави сето тоа што не е на своето место да биде веднаш забележано. Второ, се постигнува контрола која укажува на непочитување на договорениот начин на одржување на состојбата на магацинот или опремата во магацинот.

Стандардизирање(јап. Seiketsu, анг. Standardize)

Четвртото С се состои од поставување стандарди за секоја област од работењето во магацинот. Потребно е да се поминат сите активности во магацинот со релевантните вработени и да се изработат, да се документираат и да се изложат најдобрите постапки за одредени активности, кои понатаму стануваат стандард за сите вработени и за сите локации, доколку организацијата има поголеми магацински капацитети.

Упатствата за објавените активности во магацинот мора да се поедноставни за полесно да се прочитаат и да се разберат. Многу добро функционира и фотографија со минимален текст кој ја прикажува активноста што треба да се направи.

Предлог за стандардизирање:

• Упатство за обележување на подови: Патишта, коридори, премини и работни зони – жолто;
• Отвори за врата, излези и влезови – жолто;
• Излези во случај на опасности и обележување на сите опасни зони – црвено и бело;
• Обележување на сите прекинувачи, машини, називи во магацинот, сигнали за предупредување, хартии, упатства, кабли за компјутери и фајлови.

Потребно е да се подготви распоред на чистење со одговарање на прашањата: каде се чисти, во која зона или област, што се чисти,  кога се чисти/колку пати, кој чисти, како се чисти, метод, прибор итн.

Одржување(jап. Shitsuke, анг. Sustain)

За постигнување на постојано унапредување на работата, потребна е имплементација на петтото С.

Вработените се поттикнуваат да прифатат промени и да ја одведат приказната на ново ниво, наместо да се враќаат на старите практики. Потребно е да се водат редовни проверки и ревизии со можни награди во случај на постигнување високи резултати.

Треба да бидете постојано мотивирани за да промовирате подобрување во организацијата и програмата 5С – информатори 5С, постери 5С, награди 5С, мото 5С, да се прогласи ден 5С. На овој начин се продолжува со инспирирање нови идеи, нов ентузијазам на набљудување, постојани работилници. Потребно е да се работи на мотивацијата на вработените на ниво на локацијата на целата организација.

На секои шест месеци направете видеозапис или фотографии од зоните и споредете ги видливите подобрувања.

Пречки што нѐ очекуваат:

• Нашите навики – Е добро е тоа за нас;
• Нештата уште ќе ни требаат;
• Никој не се осудува да одлучи да се исфрли нешто;
• Сентименталност – На тој начин работев веќе 30 години, А јас ја купив;
• Имаме многу поважни работи од уредувањето;
• Нема пари ни за позначајни нешта;
• Немаме време, треба да се работи;
• Недоследност;
• Недисциплина.

Како да ги надминеме пречките:

• Да се донесе одлука за почнување на имплементација и да се даде временска рамка;
• Да се урнат мостовите и да се засукаат ракавите;
• Доследно да се придружуваме кон правилата на работење и водење записи;
• Да се промовира сработеното.

Резултати од примената на методот 5С:

• Жалбите на купувачите се намалени за 30, па дури за 100 отсто;
• Производите вратени од купувачот се намалени за 20 отсто;
• Продуктивноста е зголемена за повеќе од 25 отсто;
• Поголема искористеност на просторот од 10 до 50 отсто;
• Повредите за време на работењето се намалени за 16 отсто.