Работење

Антонио Зрилиќ: Како да ги одредите целните залихи?

30 сеп 2019
Политиката на залихите мора да се дефинира за да знаеме во секој момент како стоиме во поглед на целите што сме ги поставиле и, без повикување на чувствата, да дознаеме дали имаме премногу, премалку или сме ОК
 
Автор: Антонио Зрилиќ, „Логико“ 
 
Низ неколку продолженија се обидуваме да одговориме на прашањето - како е најдобро да се управува со залихите. Во минатите текстови зборувавме за анализа на залихите, а сега, во овој текст и во неколкуте што ќе се објават во наредните броеви ќе се обидеме да одговориме на прашањето - кои се целните или посакуваните залихи и како да се одредат.
 
Еден од најбитните елементи на управување со залихите е дефинирање на политиката на залихи. Односно, да се одреди вредноста на залихите. Кога зборувам за политиката, тогаш мислам на стратешкото усогласување на сите нивоа на компанијата во насока во која таа треба да оди и што е тоа што ѝ е потребно. Мислиме на ресурсите и на начините на користење на ресурсите, а еден од најзначајните ресурси се залихите и многу е важно како тој ресурс се користи, како во него се вложува и сл.
 
Повеќето мали и средни (но многу и големи) компании немаат дефинирана политика на залихи, туку се водат според „форестгамповска политика“: ни треба онолку залиха колку што ни треба... Еве и еден пример: Мој пријател работи како помошник на директорот за логистика во една регионална фармацевтска компанија и задолжен е за сите складишта, за залихите и за планирање на производството. Во годините на рецесијата честопати Управата го повикувала поради преголемите залихи. Тој се побунил и им рекол: Во ред, како знаете дека имаме премногу залихи? Прво, вакви залихи сме имале и во изминатите години и никој ништо не ми рекол, и второ, според кој показател мислите дека имаме преголеми залихи, кога ми немате поставено никакви цели во врска со нив. Секако, тие не гледале никакви показатели, туку само според чувствата и со методот „од око“ процениле дека имаат премногу залихи, бидејќи приходите биле намалени и сфатиле дека им е тешко да финансираат толкави залихи и дека дел од ликвидноста е замрзната во нив. 

Поука од оваа ситуација е дека мора да се дефинира политика на залихи за да можеме во секој момент да знаеме како стоиме во однос со целите што сме си ги поставиле и без повикување на чувствата, сите да знаеме дали имаме премногу, премалку или доволно залихи. Втора причина е што е потребен консензус околу политиките на залихите и доколку лошо сме ја направиле процената и сфатиме дека воспоставената политика на  е погрешна, да не се обвинуваме едни на други, туку едноставно да ја смениме политиката. 

Еден мој клиент, исто така, поминувал тежок период во текот на кризата и морале да отпишат многу мртви залихи. Тоа кај нив предизвикало одредена траума која предизвикала промена и во политиката на залихите правејќи ја многу рестриктивна. Меѓутоа, кога поминала кризата, рестриктивната политика на некој начин го кочела развојот на компанијата кога се проширил обемот на пазарот. Дури по мојата интервенција и свртување на вниманието на тоа дека нивната политика на залихи е рестриктивна, ги повлекоа уздите и ја променија политиката.
 
Еве уште еден пример. Повторно сме во фармацевтската индустрија. Една, исто така голема фармацевтска компанија, како и што доликува за една организирана компанија, имала политика на залихи според која имала дозвола просечно од околу 15 дена за врзување на залихите. Кога ги презела друга фармацевтска компанија, таа им одредила нова политика. И што мислите, што налагала новата политика? Да имаат залиха за осум дена...? Не, нивната политика на залихи одредила дека треба да имаат од 30 до 45 дена за врзување на складиштето. Сигурно ќе се прашате зошто е така? Зарем не треба да се остане на 15. дена или тие да се намалат? Меѓутоа, политика е политика. Таа не е ниту добра ниту лоша, едноставно ја рефлектира моменталната состојба, односно рамнотежата на пазарот и спроведува зацртана стратегија. Во конкретниот случај се работеше за тоа дека новиот сопственик имал нова стратегија за овој пазар и сакал да ја зголеми продажбата, односно да земе од конкуренцијата одреден процент од пазарот.
 
Политиката на залихите е директно поврзана со нивото на услугите кон купувачите. Односно, колку се поголеми залихите, толку купувачите во голем процент можат да ги задоволат своите потреби, но поголеми се и трошоците за нивното држење. Меѓутоа, тука има и една рачка. Оваа рачка 22 вели дека висината на залихите не смее да се поистовети со достапноста бидејќи таа не зависи само од висината туку и од структурата на залихите. Исто така, не е можно да се задоволи купувачот во 100% од случаите, бидејќи тоа едноставно премногу чини. За и волкот (во овој случај купувачот) да биде сит и сите овци на број (залихите), потребно е да се одреди ниво на посакуваните залихи кое се состои од висината на залихите за секој артикл, според специфичните потреби за тој артикл.
 
Сега се поставува прашањето како да се одреди посакуваната оптимална состојба на залихите? За да одговориме на ова прашање, прво треба да ја дефинираме структурата на залихите, од кои видови се состои и колку од нив се потребни. Реално може да зборуваме за три вида залихи:
 
1. Циклични залихи - залихи за надминување на периодите меѓу две нарачки. Количеството на нарачките е одредено со рок за испорака (lead time) и со просечната потрошувачка за тоа време;
 
2. Сезонски залихи - залихи произведени и собрани во еден период за да се испорачаат во иден период, за идна побарувачка. Целта на сезонските залихи е што е можно подобро да се искористат производствените капацитети, но овие залихи бараат од нас точност и предвидување на побарувачката;
 
3. Сигурносни залихи - тоа се залихи што се неопходни за да го покријат факторот на несигурноста во синџирот на снабдување, како што се несигурност и непостојаност на побарувачката (нееднаква продажба во одреден период создава варијации од просекот) и непостојаност на доставувачите и циклусот од нарачки до испорака (lead time), кои можат да варираат и поради тоа е потребна сигурносна залиха која ќе ги покрие несигурностите и отстапувањата. 
 
Дистрибутерите и трговците (малопродажниот сектор) не сакаат да останат без стока бидејќи тоа го прекинува снабдувањето на купувачите и тоа директно се одразува врз приходите. Сигурносните залихи може да се дефинираат како количество на залихи од некој артикл при рака (на складиште) во момент на доаѓање на нова испорака. Тоа значи дека таа залиха нема обрт (теоретскиот коефициент на обрти на залихата е нула). И таа залиха се претвора во ваши фиксни (основни) средства и носител е на трошоците за чување на залихите. 
За да ја добиеме вкупната оптимална залиха потребно е да се пресмета оптимумот на секоја од овие видови залихи, а за тоа ќе стане збор во наредното продолжение.